Datenschutz
Datenschutz und Google-Datennutzung
Diese Hinweise beschreiben die Google-Datennutzung von OneSystem AI / OSAI im privaten und internen organisatorischen Betrieb.
1. Betreiber und Kontakt
OSAI wird von Sebastian Tumm als private und interne Organisationsumgebung betrieben. Fragen zu Datenverarbeitung, Berechtigungen oder Löschung richten Sie an sebastian.tumm@wzw-wohnen.com. Bitte senden Sie keine Passwörter, Zugriffstoken oder vollständigen privaten Nachrichten zur Identifikation per E-Mail.
2. Welche Google-Daten gelesen werden
Nach ausdrücklicher Autorisierung kann OSAI die verifizierte Kontoidentität und E-Mail-Adresse sowie Gmail-Nachrichten, Nachrichtentexte, Threads, Anhänge, Zeitangaben, Absender-/Empfängerinformationen und für die Organisation erforderliche Nachrichtenmetadaten lesen. Bei Google Drive betrifft der Zugriff autorisierte Dateien und Ordner, ihre Inhalte, Provider-IDs, Dateitypen, Versionen, Elternbezüge und Änderungsinformationen. Google Docs, Sheets und Slides können zur Verarbeitung in eine geeignete Darstellung exportiert werden.
Jede Quelle hat eine eigene Konto- bzw. Ordneridentität. Die private Gmail-Anbindung nutzt ausschließlich Identitäts- und Gmail-Leseberechtigungen. Die private Immobilienquelle in Drive ist auf den ausdrücklich freigegebenen Immo-Unterbaum begrenzt; andere Ordner sind dadurch nicht freigegeben. Bereits separat autorisierte Workspace-Funktionen können auch Kalender- und Kontaktdaten verwenden. Diese Quellenaktivierung fügt dafür keine Berechtigungen hinzu.
3. Zweck und Verarbeitung
Die Daten dienen den vom Nutzer beauftragten sichtbaren Organisationsfunktionen: Informationen suchen und rekonstruieren, Quellen belegen, Dokumente und Korrespondenz zuordnen sowie bestätigte Aufgaben, Termine, Entscheidungen und Arbeitsstände nachvollziehbar führen. Die Bewertung eines Inhalts erfolgt anhand seines Inhalts und belegten Kontexts, nicht allein nach dem Namen des Postfachs oder Ordners.
OSAI verwendet Google-Daten nicht für Werbung, Datenhandel, Kreditwürdigkeitsbewertungen oder die Entwicklung bzw. das Training allgemeiner KI-Modelle. Eine fachliche Interpretation oder weitergehende Nutzung wird durch die bloße Verbindung einer Quelle nicht automatisch beauftragt.
4. Speicherung und Originalquellen
Google bleibt für die Originalnachrichten und Originaldateien maßgeblich. OSAI speichert den organisatorischen Zustand und die dafür notwendigen Daten: Quellen- und Providerreferenzen, Herkunft, Prüfsummen, Aktualität, Berechtigungszuordnung sowie erforderliche organisatorische Angaben, Auszüge und abgeleitete Ergebnisse. Die zentrale Betriebsumgebung wird bei Fly.io betrieben. Begrenzt erforderliche Belege können nach den bestehenden Aufbewahrungs- und Ablageregeln zusätzlich in autorisierter Drive-Ablage oder geschützter OSAI-Belegablage liegen.
OSAI kopiert nicht pauschal sämtliche Gmail- oder Drive-Originale in die eigene Betriebsumgebung. Inhalte können für eine konkrete Verarbeitung vorübergehend rekonstruiert oder zwischengespeichert werden. Eine lokale Drive-Spiegelung ist keine kanonische Quellenidentität. OAuth-Zugangsdaten werden getrennt von den öffentlichen Seiten in dafür vorgesehenen geschützten Zugangsspeichern verwaltet.
5. Empfänger und KI-Verarbeitung
Im notwendigen Umfang verarbeiten Google als Quellenanbieter, Fly.io als Betreiber der OSAI-Laufzeit und ausdrücklich angebundene KI-Dienste die für ihre jeweilige Funktion erforderlichen Daten. Für die beauftragte KI-gestützte Arbeit können relevante Inhalte und organisatorische Ergebnisse an freigegebene OpenAI-Arbeitsoberflächen bzw. die OpenAI API übermittelt werden. Die Nutzung ist auf die vom Nutzer autorisierten OSAI-Funktionen begrenzt. Es gibt keinen Verkauf von Google-Daten und keine Weitergabe an Werbenetzwerke oder Datenhändler.
Private Bereiche bleiben durch OSAI-Zugriffsgrenzen geschützt. Eine Quellenverbindung gibt anderen Beteiligten nicht automatisch Zugang. Menschlicher Zugriff auf Google-Inhalte ist auf ausdrückliche nutzerseitige Zustimmung für konkrete Inhalte sowie die in Googles Limited-Use-Regeln vorgesehenen Sicherheits- und gesetzlichen Ausnahmefälle begrenzt. Die öffentliche Informationswebsite erhält keinen Zugriff auf verbundene Postfächer oder Drive-Dateien.
6. Aufbewahrung, Widerruf und Löschung
Organisatorische Daten und notwendige Nachweise werden nur aufbewahrt, solange sie für die autorisierte Organisationsarbeit oder eine erforderliche Nachweisführung benötigt werden. Es wird keine pauschale feste Löschfrist für alle Datenarten zugesagt. Technische Sicherungen können Daten bis zu ihrer regulären Ablösung enthalten und dienen der Wiederherstellung, nicht einem weiteren Nutzungszweck.
Die Google-Freigabe kann unter Verbindungen zu Drittanbietern im Google-Konto widerrufen werden. Dadurch wird der weitere Zugriff nach Wirksamwerden des Widerrufs unterbunden. Der Widerruf löscht bereits entstandene OSAI-Daten nicht automatisch und entfernt keine Google-Originale.
Die Beendigung einer Verbindung und die Löschung bereits gespeicherter OSAI-Daten können beim Betreiber über die oben genannte Kontaktadresse angefordert werden. Nach Prüfung der Berechtigung werden die betroffenen Daten gelöscht oder, soweit erforderlich, die konkret verbleibenden Nachweise und Aufbewahrungsgründe erläutert. Änderungen an Google-Originalen und das Entfernen dauerhaft notwendiger Belege sind gesonderte, ausdrücklich autorisierte Vorgänge.
7. Google API Services User Data Policy / Limited Use
Die Verwendung und Übertragung von Informationen, die OSAI über Google APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Diese Begrenzung umfasst auch daraus abgeleitete Daten. Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der ausdrücklich autorisierten nutzerseitigen Funktionen und innerhalb der dort zulässigen Ausnahmen verarbeitet.
8. Diese öffentliche Website
Diese Seiten stellen ausschließlich Produkt- und Datenschutzhinweise bereit. Sie enthalten keine Anmeldung, keine Formulare, keine Werbe- oder Analyse-Skripte und keine eingebundenen Drittanbieter-Schriften. Der Hostinganbieter verarbeitet die für die Bereitstellung und Absicherung des HTTP-Zugriffs notwendigen technischen Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Seite. Das Hosting erfolgt über OpenAI Sites und dessen Cloudflare-Infrastruktur. Der Hoster setzt technische Schutzmechanismen gegen automatisierte und missbräuchliche Zugriffe ein, darunter ein Cloudflare-Sicherheitsskript. Dabei können notwendige technische Sicherheitscookies und Informationen zum Browser verarbeitet werden; diese Schutzmaßnahmen dienen der Absicherung der Website.
9. Änderungen
Bei wesentlichen Änderungen der Google-Datennutzung werden diese Hinweise vor der geänderten Nutzung aktualisiert; erforderliche neue Einwilligungen werden vorab eingeholt. Diese Hinweise erweitern keine bestehenden Berechtigungen.